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Información importante a tener en cuenta

A continuación encontrará información importante a tener en cuenta para la solicitud de un contrato civil de acuerdo con su rol en el proceso:

Información importante para el Solicitante

Fechas clave

CRONOGRAMA UNIANDES AÑO 2019
 Mes  Cierre de Novedades  Vistos Buenos  Ingreso contratos
mayores a 1 mes
 Radicación contratos para
pago en el mes siguiente
Enero  Enero 15 de 2019 Del 15 al 17 de enero de 2019  Del 02 al 16 de enero de 2019 Enero 21 de 2019
Febrero Febrero 11 de 2019 Del 11 al 13 de febrero de 2019 Del 01 al 15 de febrero de 2019  Febrero 20 de 2019 
 Marzo  Marzo 11 de 2019  Del 11 al 13 de marzo de 2019  Del 01 al 15 de marzo de 2019 Marzo 20 de 2019 
 Abril
Semana Santa
Abril 09 de 2019 Del 08 al 10 de abril de 2019 Del 01 al 10 de abril de 2019  Abril 22 de 2019 
 Mayo Mayo 10 de 2019  Del 10 al 14 de mayo de 2019 Del 02 al 15 de mayo de 2019  Mayo 20 de 2019  
 Junio Junio 10 de 2019  Del 10 al 12 de junio de 2019 Del 04 al 14 de junio de 2019  Junio 19 de 2019 
Julio Julio 10 de 2019  Del 10 al 12 de julio de 2019  Del 02 al 15 de julio de 2019 Julio 22 de 2019 
Agosto Agosto 09 de 2019  Del 09 al 13 de agosto de 2019  Del 01 al 15 de agosto de 2019 Agosto 21 de 2019 
Septiembre Septiembre 10 de 2019  Del 10 al 12 de septiembre de 2019 Del 02 al 16 de septiembre de 2019 Septiembre 20 de 2019 
Octubre Octubre 10 de 2019 Del 09 al 11 de octubre de 2019 Del 01 al 15 de octubre de 2019 Octubre 21 de 2019 
Noviembre Noviembre 8 de 2019 Del 08 al 13 de noviembre de 2019 Del 01 al 15 de noviembre de 2019 Noviembre 20 de 2019 
Diciembre El cronograma para este mes, será establecido dependiendo del cierre de año de la Dirección Financiera. 

 

Directrices y lineamientos

Extractos de la Política de contratación civil personas naturales

¿A quién aplica?

Personas naturales, que de manera autónoma y sin que exista subordinación, realizan actividades específicas de asesoría o consultoría, ejecutan proyectos de investigación o dictan conferencias. Aplica para trabajos específicos con duración determinada y con autonomía técnica y administrativa y trabajos de resultado propio de proyectos, que no configuran un vínculo o relación laboral.

¿Qué no puede hacer el contratista?

  • Dictar clase como profesor de cátedra
  • Actividades académicas de monitorias
  • Labores propias de asistentes graduados
  • Desempeñar labores administrativas en proyectos
  • Labores ocasionales de apoyo institucional
  • Funciones y responsabilidades propias de la vinculación laboral.

Algunos aspectos generales:

  • El contrato civil es de resultado y se pacta en forma independiente por cada actividad a realizar.
  • Los contratistas no podrán suscribir con la Universidad en forma simultánea, un contrato de naturaleza civil con uno de naturaleza laboral.
  • Para efectos de realizar el contrato, se debe contar con autorización del Decano o jefe del área responsable sobre la conveniencia y oportunidad del contrato.
  • El contratista solo iniciará la prestación del servicio cuando haya suscrito el contrato y realizado la entrega de la documentación requerida, el contrato no podrá ser retroactivo.
  • Dentro del valor del contrato se deberá incluir los gastos o costos directos o indirectos, gastos de viaje, transporte, alojamiento, provisión de equipos, herramientas de trabajo, y demás que sean necesarios para que el contratista realice las labores contratadas. Cualquier gasto adicional o costo no previsto en el contrato inicial deberá ser aprobada y legalizada mediante la suscripción de un otrosí al contrato
  • La unidad deberá verificar que las personas que prestan sus servicios no sean vinculadas para desarrollar contratos con objetos similares y de forma periódica, para efectos de evitar la configuración de una relación laboral.
  • No se harán anticipos, ni pagos anticipados en los contratos civiles. 

bajar docConocer completa la política de contratación civil de personas naturales.

Seguridad social para contratistas

Para la contratación

 1. Acredite que está cubierto como cotizante independiente en el Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones presentando:

 -Certificación de afiliación con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Tenga en cuenta que no sirven certificaciones o afiliaciones como beneficiario; o copia del pago de aportes como independiente correspondiente al mes inmediatamente anterior a la fecha de inicio del contrato.

 -Copia del pago de aportes correspondiente al mes de inicio del  contrato.

 2. Cuando el contrato es superior a 30 días o las actividades son de alto riesgo, indique la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra afiliado o a la cual se afiliará. La Universidad realizará la afiliación como independiente.

Durante la ejecución del contrato

 Realice el pago de aportes y entregue a la Universidad copia de la planilla de pago de forma mensual antes de la fecha límite establecida en el cronograma, así:

 -Salud y pensión: Pague los aportes sobre el 40% de los honorarios mensuales. Tenga en cuenta que la base para el pago no puede ser   inferior al salario mínimo legal vigente ni superior a 25 salarios mínimos. 

 -ARL: Pague el aporte a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) cuando el nivel de riesgo no supera la categoría 3.  La Universidad paga el aporte cuando el nivel de riesgo es 4 o 5.

 

 

Información tributaria - deducciones

  • ¿Qué es la retención en la fuente?

    Es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto sobre la renta y complementarios. Artículo 383 del Estatuto Tributario Nacional.

  • Para efectos fiscales ¿en cuáles circunstancias se cumple con el requisito de residencia en Colombia?

    De conformidad con la legislación tributaria vigente se consideran residentes en Colombia para efectos tributarios las personas naturales que cumplan con cualquiera de las siguientes condiciones:

     1. Permanecer continua o discontinuamente en el país por más de ciento ochenta y tres (183) días calendario incluyendo días de entrada y salida del país, durante un periodo cualquiera de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario consecutivos, en el entendido que, cuando la permanencia continua o discontinua en el país recaiga sobre más de un año o periodo gravable, se considerará que la persona es residente a partir del segundo año o periodo gravable.

     2. Encontrarse, por su relación con el servicio exterior del Estado colombiano o con personas que se encuentran en el servicio exterior del Estado colombiano, y en virtud de las convenciones de Viena sobre relaciones diplomáticas y consulares, exentos de tributación en el país en el que se encuentran en misión respecto de toda o parte de sus rentas y ganancias ocasionales durante el respectivo año o periodo gravable.

     3. Ser nacionales y que durante el respectivo año o periodo gravable: 

    a) Su cónyuge o compañero permanente no separado legalmente o los hijos dependientes menores de edad, tengan residencia fiscal en el país.

    b) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus ingresos sean de fuente nacional.

    c) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus bienes sean administrados en el país.

    d) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus activos se entiendan poseídos en el país.

    e) Habiendo sido requeridos por la Administración Tributaria para ello, no acrediten su condición de residentes en el exterior para efectos tributarios.

    f) Tengan residencia fiscal en una jurisdicción calificada por el Gobierno nacional como paraíso fiscal.

     4. Pese a encuadrar en alguno de los anteriores supuestos, no tienen calidad de residentes fiscales en Colombia, los que acrediten alguno de los siguientes supuestos:

    • Que el cincuenta por ciento (50%) o más de sus ingresos anuales tengan su fuente en la jurisdicción en la cual tengan su domicilio.
    • Que el cincuenta por ciento (50%) o más de sus activos se encuentren localizados en la jurisdicción en la cual tengan su domicilio.
  • ¿Para qué la Universidad solicita información y alivios tributarios?

    Para determinar la clasificación tributaria de las rentas de los contratistas de la Universidad, y determinar los factores de depuración de la base de retención en la fuente (deducciones y rentas exentas).

  • ¿Qué son alivios tributarios y cuáles son?

    Son deducciones establecidas en la ley que ayudan a reducir la base de retención en la fuente.

    Alivio tributario ¿En qué consiste? Soporte a entregar
    Crédito hipotecario Pago de interés sobre préstamos para adquisición de vivienda Certificado expedido por la entidad financiera de los intereses pagados por crédito de vivienda en el año inmediatamente anterior.
    Pago de salud Pago de medicina prepagada o plan complementario de salud Certificado de la entidad de salud acerca de los pagos del año inmediatamente anterior.
    Dependientes Tener personas dependientes económicamente
    • Para hijos menores de 18 años: copia de registro civil de nacimiento.
    •  Para hijos entre 18 y 23 años que estén estudiando: registro civil y copia del pago de matrícula cancelado o certificado de estudio.
    • Para cónyuge, compañero permanente, padres o hermanos que se encuentren desempleados o que perciban unos ingresos anuales inferiores a 260 UVT y que dependan económicamente del contratista, un certificado expedido por contador público.
    • Para hijos mayores de 23 años, cónyuge, compañero permanente, padres y hermanos en situación de dependencia por factores físicos o psicológicas y que dependan económicamente del contratista: Certificado de medicina legal.

     

  • ¿Cuáles son las deducciones que se realizan del valor de los honorarios?

    Retencin en la fuente Contratos Civiles

    Países con los cuales Colombia ha firmado CDI: Canadá, México, Chile, España, Portugal, Suiza, India, Corea del sur, República Checa.

     

Requisitos de extranjeros

  • Visas entre Colombia y otros países

    Contratación de extranjeros

     bajar docConoce los países a los que Colombia les exige visa

     

  • Tipos de Visas

    TIPO REQUISITOS GENERALIDADES

    VISA DE VISITANTE - TIPO V

    Prevista para el extranjero que quiera visitar Colombia una o varias veces o permanecer temporalmente en el país sin establecerse de forma permanente.

    Requisito específico:
    Presentar diligenciado el formato resumen de contrato.

    Aplica para trabajadores con contratos temporales, ocasionales o de corta duración que sean vinculados o contratados por persona natural o jurídica domiciliada en Colombia y aquellos que sin tener vínculo contractual en Colombia son necesarios para prestar asistencia técnica especializada.

    Vigencia: Hasta 2 años. Cuando sea concedida para participar en evento en calidad de conferencista, jurado, expositor o actividad por la que no se realice pago de honorarios, la permanencia autorizada en el territorio colombiano es de máximo 180 días continuos o discontinuos improrrogables en cada 365 días de uso de la visa.

    Costo: Estudio: USD $52 / Visa: USD $170
    El titular de esta visa tendrá permiso exclusivamente para el evento, oficio o cargo y entidad con la cual se otorgó la visa.

    VISA DE MIGRANTE - TIPO M

    Prevista para el extranjero que desee ingresar o permanecer en el territorio nacional con la intención de establecerse, y no cumple con las condiciones para solicitar visa tipo R.


    Requisitos específicos:
    1. Presentar diligenciado el formato resumen de contrato y carta de motivación del empleador.

    2. Presentar extractos bancarios del empleador correspondientes a los seis meses previos a la solicitud.

    Aplicar al extranjero contratado para ejercer un cargo que denominamos fijo o de larga duración porque prevé la vinculación de personal de manera constante; suelen ser a término indefinido o que siendo para un periodo fijo no menor a un año tienen posibilidad de renovación por periodos iguales.

    Vigencia: Tendrá vigencia de 3 años. Cuando la duración del contrato sea menor a 3 años, la visa tipo “M” podrá tener vigencia inferior.

    Costo: USD $52 / Visa: USD $230

    El titular de esta visa tendrá permiso exclusivamente para el cargo, entidad o profesión con la cual se otorgó la visa

    VISA DE RESIDENTE – TIPO R

    Prevista para el extranjero que desee ingresar y/o permanecer en el territorio nacional para establecerse permanentemente o fijar su domicilio en el país, y cumple alguna con las siguientes condiciones: 
    1. Habiendo sido colombiano renuncia a esta nacionalidad
    2. Es padre o madre de nacional colombiano por nacimiento
    3. Ha permanecido en el territorio colombiano de forma continua e ininterrumpida por dos (2) años como titular de visa tipo “M” en las condiciones de los numerales 1 al del artículo 17 de la resolución 6045 de 2017.
    4. Ha permanecido en el territorio colombiano de forma continua e ininterrumpida por cinco (5) años en alguna de las siguientes condiciones: (i) Como titular de la visa tipo M en las condiciones de los numerales 4 al 11 al del artículo 17 de la resolución 6045 de 2017, (ii) Como titular de la visa tipo R.

    Vigencia: indefinida

    Costo: Estudio: USD $52 / Visa: USD $391

    El titular de esta visa tendrá permiso abierto de trabajo y permite realizar cualquier actividad lícita en el territorio nacional.

  • Requisitos migratorios para contratistas extranjeros

  • Trámites y solicitudes

     -Solicite la generación de los documentos para el trámite de la visa a Gestión Humana, al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., enviando la siguiente información y adjuntando copia de pasaporte (mínimo 4 semanas antes de la llegada del extranjero).  

    • Nombre invitado
    • Nacionalidad
    • Pasaporte
    • Fecha de Nacimiento
    • Unidad que autoriza
    • Centro de costo
    • Quién autoriza
    • Fecha entrada al país
    • Fecha salida del país
    • Descripción de la invitación
    • Requiere Póliza
    • Solicitud Biblioteca
    • Solicitud Carnetización
    • Solicitud Centro Deportivo
    • Universidad origen
    • Valor honorarios
    • Correo electrónico personal

     -GHDO envía a la unidad los documentos para solicitud de visa.

     -Entregue al extranjero los documentos para la obtención visa y cédula de extranjería.

     -Una vez obtenida la visa, gestione la contratación civil con persona natural

     -GHDO realiza el reporte a Migración Colombia.

  • Póliza de hospitalización y cirugía de extranjeros

    ¿A quién está dirigida?

    • A los visitantes extranjeros o colombianos residentes en el exterior que sean invitados por la Universidad de los Andes en calidad de: seminaristas, conferencistas, acompañantes, investigadores y otros.
    • Profesores de planta y su grupo familiar básico entre tanto se legaliza la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud.

    ¿Cuáles son las líneas de atención?

    • Bogotá: 57.1+3902505
    • Resto del país: 018000-182534

    En caso de una emergencia médica ¿A cuáles clínicas puede dirigirse el profesor?

    CIUDAD  ENTIDAD DIRECCIÓN
    Bogotá Clínica de la Mujer Carrera 19C #91-17
    Bogotá  Clínica del Country Carrera 16 #82-57
    Bogotá  Fundación Santafé Carrera 7 #117-15
    Bogotá  Clínica Marly  Calle 50 #9-67
    Medellín  Clínica las Vegas Calle 2 sur #46-55
    Medellín Clínica las Américas Diagonal 75B #2A-80
    Medellín  Clínica Medellín (Sede Centro) Calle 53 #46-38
    Medellín Clínica Medellín (Sede Poblado) Calle 7 #39-290
    Cali Centro médico Imbanaco Carrera 38 A #5A-100
    Cali Fundación Valle de Lili Av.Simón Bolívar Carrera 98 #18-49
    Barranquilla Clínica Asunción Calle 70B #41-93
    Barranquilla Clínica del Caribe Calle 80 #49C-65

    En caso de una emergencia odontológica comuníquese a la línea de consulta para ubicar el centro de atención más cercano en Bogotá 3902505 y al resto del país 018000-182534

    ¿Qué cobertura tiene?

    • Urgencias médicas
    • Urgencias odontológicas
    • Servicios médicos hospitalarios
    • Habitación hospitalaria
    • Unidad de cuidado intensivo
    • Cama de acompañante
    • Enfermera especial (para pacientes mayores de 65 años)
    • Honorarios médicos y/o quirúrgicos
    • Traslado en ambulancia cuando sea medicamente requerido (perímetro urbano)
    • Medicamentos post hospitalarios.
    • Consulta odontológica, prevención de enfermedades orales, profilaxis, fluorización, fisioterapia oral
      (1 vez cada 6 meses, máximo 2 veces al año)
    • Prótesis, ortesis y material de osteosíntesis **
    • Trasplante de órganos **

    ** Sujeto a condiciones y restricciones de la póliza

    ¿Cómo hacer uso de este beneficio?

    Se requiere que envíe a Diana Garavito (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) la siguiente información: 

    1. Nombres y apellidos completos del invitado(a)
    2. Nacionalidad
    3. Documento de identidad (Pasaporte)
    4. Fecha de nacimiento
    5. Fechas de ingreso y salida
    6. Centro de costo
    7. Unidad y Facultad que asumen el costo del seguro

    ¿El profesor asume algún costo?

    Sí, el invitado asume un copago correspondiente a $50.000

    ¿Cuál es el costo de la póliza para la Universidad?

    Costo hasta el 30 de junio de 2018:

    • $42.500 para profesores que tengan hasta 60 años de edad
    • $ 130.000 para profesores entre 60 y 70 años de edad, al momento de ingresar al país

    Para profesores mayores de 70 años asegurarse que ingresen al país con un seguro internacional o solicitar Assist Card directamente con el asesor de AON. 

    ¿Con cuánto tiempo de anticipación se reporta?

    Mínimo 48 horas hábiles antes de la llegada del profesor al territorio colombiano.

    ¿Qué se hace si el profesor cancela su visita?

    Se reporta la cancelación, máximo 24 horas después de la fecha prevista de llegada.

    ¿Quién informa al profesor sobre la póliza?

    Una vez el profesor llegue a la Universidad, se hace llegar el soporte a la Facultad y una carta de instrucción sobre la utilización de la misma.

    ¿A quién se puede acudir para mayor información?

    A la ejecutiva de cuenta de AON en la extensión 3523 ó en el correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

  • Obligaciones de la Universidad con extranjeros

    1. Exigir la presentación de la visa que permita desarrollar la actividad, ocupación u oficio autorizado en la misma.

     2. Exigir la solicitud de la cédula de extranjería cuando se esté en la obligación de tramitarla.

     3. Informar mediante el SIRE a la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia sobre la vinculación y desvinculación del extranjero dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la vinculación.

     4. Sufragar los gastos de regreso al país de origen o al último país de residencia del extranjero contratado o vinculado, así como los de su familia o beneficiarios, dentro de los 30 días calendario siguientes a la terminación del contrato. Consiste en el pago de tiquete de regreso, aplica para quienes tienen visa Migratoria (M) y Visitante (V).

Actividades de contratos civiles que requieren propuesta

 

TIPO DE ACTIVIDADES
                     REQUIERE PROPUESTA                                   NO REQUIERE PROPUESTA                  
Actividades Apoyo Académico Conferencia
Apoyo Logístico para Eventos Corrección de Estilo
Asesoría Cursos de corta duración (Cursos de Verano)
Capacitación de Personal Curso Educación Continuada
Conciertos Diagramación y diseño Carátula de Libros
Cosultoría Diagramación y diseño Carátula de Revista
Diseño de Páginas Web Edición de Libros
Interpretación Musical  Evaluación Tesis / Corrección Evaluación
Investigación Jurado Preparatorios
Planeación y Desarrollo de Taller Realización de Entrevistas
Producción Audiovisual Toma de Fotografías
Traducciones
Transcripciones 

 

Documentos requeridos

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de la cédula de ciudadania ampliada al 150% X    
    Copia del RUT X X X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona de la Facultad que acepta los términos de la misma) X X X
    Copia de los pagos a la seguridad social en calidad de independiente (no superior a 30 días). Certificados de afiliación como cotizante. X X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X X  
    Formato de información tributaria X X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de la cédula de ciudadania ampliada al 150% X    
    Copia del RUT X X X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X X X
    Copia del seguro médico del país de residencia y Certificación de afiliación de póliza de invitados extranjeros. X X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato de Giros al Exterior (si aplica) X X
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X X  
    Formato de información tributaria X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de visa y pasaporte vigente X  X  X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X  X  X
    Certificación de afiliación de póliza de invitados extranjeros X  X  X
    Certificación cuenta bancaria reciente X  X  
    Formato de Giros al Exterior (si aplica) X  X  X
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X    
    Formato de información tributaria  X  X  
    Formato origen de Fondos  X    
    Formato registro a proveedor  X    
  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de Visa, pasaporte y cédula de extranjería X X (depende de vigencia) X (depende de vigencia)
    Copia del RUT X X  
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X X X
    Copia de los pagos a la seguridad social en calidad de independiente. Certificado de afiliación como cotizante. X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X    
    Formato de información tributaria X X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

Formatos en ingles y español

Formatos Ingles Español
Formato de Giros al Exterior (si aplica) Descarga

Descarga

Formato lavado de Activos Descarga Descarga
Formato de Habeas Data Descarga Descarga
Formato de información tributaria Descarga Descarga
Formato origen de Fondos Descarga Descarga
Formato registro a proveedor Descarga Descarga
Resumen Ejecutivo Política de Proveedores Descarga Descarga

 

Inducción en Seguridad y Salud en el trabajo

Preguntas frecuentes

¿Qué es un contrato civil de prestación de servicios con persona natural?

Es la vinculación formal que la Universidad hace con una persona natural, que de manera autónoma y sin que exista subordinación, presta un servicio o desarrolla una actividad específica (asesoría, consultoría, investigación, conferencia, edición libros, evaluación de tesis, traducción, concierto, interpretación musical, jurado preparatorios, toma fotografías).

¿En qué momento se debe suscribir un contrato civil?

Antes de iniciar la prestación del servicio.

¿Puede una persona tener más de una vinculación con la Universidad?

No, en la Universidad no pueden coexistir vinculación laboral, civil, monitoria o labor ocasional al mismo tiempo.

¿Cuántos contratos civiles puede suscribir una persona natural con la universidad?

No hay límite en el número de contratos, siempre y cuando no desarrolle contratos con objetos similares y de forma periódica, esto con el fin de evitar la configuración de una relación laboral (Numeral 5, Título III – Política de contratación civil – persona Natural).

¿Un estudiante de pregrado o posgrado de la universidad puede suscribir un contrato civil?

Si, siempre y cuando no tenga otro tipo de vinculación con la Universidad y las actividades a desarrollar correspondan a un contrato civil. Adicional debe cumplir con los requisitos y documentos requeridos.

¿En qué consiste la propuesta de servicios?

Es un documento escrito que contiene la presentación formal que el contratista hace de sus servicios, las condiciones para el desarrollo del contrato, los productos o resultado y el plazo.

¿Quién fija el valor de los honorarios y qué incluye?

Lo fija la Unidad y el contratista, incluye los gastos directos o indirectos en que incurra el contratista para el desarrollo de la actividad.

¿Quién aprueba y autoriza la suscripción de un contrato civil con persona natural?

El decano o Director de Unidad, previa aprobación de los vicedecanos o directores de Departamento, conforme a la política de delegaciones institucionales y funciones propias del cargo.

¿Quién autoriza el pago de un contrato civil con persona natural?

La persona que aprueba los pagos es la persona responsable del contrato por parte de la Universidad, quien garantiza el cumplimiento de los productos o resultados del contratista.

¿El contratista puede firmar de forma digital el contrato civil de prestación de servicios?

Si, es válida la firma siempre y cuando el contratista firme sobre el contrato y haga llegar el contrato escaneado.

Un colombiano residente en el exterior ¿qué documentos debe allegar de seguridad social para la suscripción de un contrato civil?

Copia del seguro médico de cubrimiento internacional vigente y certificación de afiliación de la póliza de invitados extranjeros ofrecida por la Universidad.

¿Qué se requiere para la contratación de un extranjero?

Adicional a los requisitos para la contratación civil, contar con la visa en la que se autorice trabajar en la Universidad de los Andes y cédula de extranjería si la visa es superior a 3 meses.

¿Puede un extranjero ingresar a Colombia con sello PIP o PEP y tramitar su visa aquí?

Si, se puede gestionar en la oficina de visas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿En qué casos debo solicitar la póliza de extranjeros?

Cuando la Unidad y/o Facultad invita a un extranjero o colombiano residente en el exterior a realizar cualquier actividad académica y/o de investigación, con o sin remuneración.

¿La universidad está obligada a sufragar los gastos de viaje de regreso al país de los invitados extranjeros y sus beneficiarios?

Si, es un requisito legal migratorio para todos los extranjeros a los cuales la Universidad le solicita visa de visitante o migrante.

¿Cuáles son los requisitos para el pago de los honorarios?

 a) Aprobación o visto bueno de la Unidad donde prestó el servicio.

 b) Radicación de soportes de pago a la seguridad social correspondiente al mes de ejecución del contrato.

 c) Radicación de la factura con fecha del mes en que será efectivo el pago, si el contratista pertenece al régimen común (de acuerdo con el RUT).

¿Por qué se debe adjuntar la seguridad social del mes en que realizó la actividad y no la del mes en que me pagan?

Por disposición legal, la seguridad social que se debe adjuntar es la que corresponde al mes en que se ejecutó el servicio, según lo establecido en el artículo 4 de la ley 797 de 2003 y demás normas concordantes.

¿A quién le solicito una certificación de los servicios prestados por los contratistas mediante contratos civiles?

Al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., la respuesta se genera en 8 días hábiles.

Persona de ayuda

Adriana Marquez Mosquera

 mail  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 telefono Extensión 3802

Victor Hugo Coy Suarez

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 Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Extensión 3815

Claudia Marcela Alfonso

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Información importante para el Contratista Seleccionado

Fechas clave

CRONOGRAMA CONTRATISTAS AÑO 2019
Mes Fechas radicación soportes
Seguridad Social y Facturas
Fecha pago de Honorarios
Enero Enero 15 de 2019 Enero 31 de 2019
Febrero Febrero 11 de 2019 Febrero 28 de 2019
Marzo Marzo 11 de 2019 Marzo 29 de 2019
Abril Abril 09 de 2019 Abril 30 de 2019
Mayo Mayo 10 de 2019 Mayo 31 de 2019
Junio  Junio 10 de 2019  Junio 28 de 2019
Julio Julio 10 de 2019 Julio 31 de 2019
Agosto Agosto 09 de 2019 Agosto 30 de 2019
Septiembre Septiembre 10 de 2019 Septiembre 30 de 2019
Octubre Octubre 10 de 2019 Octubre 31 de 2019
Noviembre Noviembre 08 de 2019 Noviembre 29 de 2019
Diciembre El cronograma para este mes, será establecido dependiendo del cierre de año de la Dirección Financiera.

Seguridad social para contratistas

Para la contratación

 1. Acredite que está cubierto como cotizante independiente en el Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones presentando:

 -Certificación de afiliación con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Tenga en cuenta que no sirven certificaciones o afiliaciones como beneficiario.

 -Copia del pago de aportes correspondiente al mes de inicio del  contrato.

 2. Cuando el contrato es superior a 30 días o las actividades son de alto riesgo,  indique la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) a la cual se encuentra afiliado o a la cual se afiliará. La Universidad realizará la afiliación como independiente.

Durante la ejecución del contrato

 Realice el pago de aportes y entregue a la Universidad copia de la planilla de pago de forma mensual antes de la fecha límite establecida en el cronograma, así:

 -Salud y pensión: Pague de forma anticipadamente los aportes sobre el 40% de los honorarios mensuales. Tenga en cuenta que la base para el pago no puede ser   inferior al salario mínimo legal vigente ni superior a 25 salarios mínimos. 

 -ARL: Pague de forma anticipada el aporte a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) cuando el nivel de riesgo no supera la categoría 3.  La Universidad paga el aporte cuando el nivel de riesgo es 4 o 5.

 Tenga en cuenta que, de no cumplir este requisito, será reportado a la UGPP (unidad de Gestión Pensional y Parafiscales). Si se auto retiene, se elimina ese punto. 

 

Información tributaria - Deducciones

  • ¿Qué es la retención en la fuente?

    Es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto sobre la renta y complementarios.

  • Para efectos fiscales ¿en qué circunstancias se cumple con el requisito de residencia en Colombia?

    De conformidad con la legislación tributaria vigente se consideran residentes en Colombia para efectos tributarios las personas naturales que cumplan con cualquiera de las siguientes condiciones:

     1. Permanecer continua o discontinuamente en el país por más de ciento ochenta y tres (183) días calendario incluyendo días de entrada y salida del país, durante un periodo cualquiera de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario consecutivos, en el entendido que, cuando la permanencia continua o discontinua en el país recaiga sobre más de un año o periodo gravable, se considerará que la persona es residente a partir del segundo año o periodo gravable.

     2. Encontrarse, por su relación con el servicio exterior del Estado Colombiano o con personas que se encuentran en el servicio exterior del Estado Colombiano, y en virtud de las convenciones de Viena sobre relaciones diplomáticas y consulares, exentos de tributación en el país en el que se encuentran en misión respecto de toda o parte de sus rentas y ganancias ocasionales durante el respectivo año o periodo gravable.

     3. Ser nacionales y que durante el respectivo año o periodo gravable: 

    a) Su cónyuge o compañero permanente no separado legalmente o los hijos dependientes menores de edad, tengan residencia fiscal en el país.

    b) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus ingresos sean de fuente nacional.

    c) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus bienes sean administrados en el país.

    d) El cincuenta por ciento (50%) o más de sus activos se entiendan poseídos en el país.

    e) Habiendo sido requeridos por la Administración Tributaria para ello, no acrediten su condición de residentes en el exterior para efectos tributarios.

    f) Tengan residencia fiscal en una jurisdicción calificada por el Gobierno nacional como paraíso fiscal.

     4. Pese a encuadrar en alguno de los anteriores supuestos, no tienen calidad de residentes fiscales en Colombia, los que acrediten alguno de los siguientes supuestos:

    • Que el cincuenta por ciento (50%) o más de sus ingresos anuales tengan su fuente en la jurisdicción en la cual tengan su domicilio.
    • Que el cincuenta por ciento (50%) o más de sus activos se encuentren localizados en la jurisdicción en la cual tengan su domicilio.
  • ¿Para qué la Universidad solicita información y alivios tributarios?

    Para determinar la clasificación tributaria de las rentas de los contratistas de la Universidad, y determinar los factores de depuración de la base de retención en la fuente (deducciones y rentas exentas).

  • ¿Qué son alivios tributarios y cuáles son?

    Son deducciones establecidas en la ley que ayudan a reducir la base de retención en la fuente.

    Alivio tributario

    ¿En qué consiste?

    Soporte a entregar

    Crédito hipotecario Pago de interés sobre préstamos para adquisición de vivienda. Certificado expedido por la entidad financiera de los intereses pagados por crédito de vivienda en el año inmediatamente anterior. 
    Pago de salud Pago de medicina prepagada o plan complementario de salud Certificado de la entidad de salud acerca de los pagos del año inmediatamente anterior.
    Dependientes Tener personas dependientes económicamente • Para hijos menores de 18 años: copia de registro civil de nacimiento.
    • Para hijos entre 18 y 23 años que estén estudiando: registro civil y copia del pago de matrícula cancelado o certificado de estudio.
    • Para cónyuge, compañero permanente, padres o hermanos que se encuentren desempleados o que perciban unos ingresos anuales inferiores a 260 UVT y que dependan económicamente del contratista, un certificado expedido por contador público.
    • Para hijos mayores de 23 años, cónyuge, compañero permanente, padres y hermanos en situación de dependencia por factores físicos o psicológicas y que dependan económicamente del contratista: Certificado de medicina legal.

     

  • ¿Cuáles son las deducciones que se realizan del valor de los honorarios?

    Retencin en la fuente Contratos Civiles

    Países con los cuales Colombia ha firmado CDI: Canadá, México, Chile, España, Portugal, Suiza, India, Corea del sur, República Checa.

     

Requisitos de extranjeros

  • Visas entre Colombia y otros países

    Contratación de extranjeros

     bajar docConoce los países a los que Colombia les exige visa

     

  • Tipos de Visas

    TIPO REQUISITOS GENERALIDADES

    VISA DE VISITANTE - TIPO V

    Prevista para el extranjero que quiera visitar Colombia una o varias veces o permanecer temporalmente en el país sin establecerse de forma permanente.

    Requisito específico:
    Presentar diligenciado el formato resumen de contrato.

    Aplica para trabajadores con contratos temporales, ocasionales o de corta duración que sean vinculados o contratados por persona natural o jurídica domiciliada en Colombia y aquellos que sin tener vínculo contractual en Colombia son necesarios para prestar asistencia técnica especializada.

    Vigencia: Hasta 2 años. Cuando sea concedida para participar en evento en calidad de conferencista, jurado, expositor o actividad por la que no se realice pago de honorarios, la permanencia autorizada en el territorio colombiano es de máximo 180 días continuos o discontinuos improrrogables en cada 365 días de uso de la visa.

    Costo: Estudio: USD $52 / Visa: USD $170
    El titular de esta visa tendrá permiso exclusivamente para el evento, oficio o cargo y entidad con la cual se otorgó la visa.

    VISA DE MIGRANTE - TIPO M

    Prevista para el extranjero que desee ingresar o permanecer en el territorio nacional con la intención de establecerse, y no cumple con las condiciones para solicitar visa tipo R.


    Requisitos específicos:
    1. Presentar diligenciado el formato resumen de contrato y carta de motivación del empleador.

    2. Presentar extractos bancarios del empleador correspondientes a los seis meses previos a la solicitud.

    Aplicar al extranjero contratado para ejercer un cargo que denominamos fijo o de larga duración porque prevé la vinculación de personal de manera constante; suelen ser a término indefinido o que siendo para un periodo fijo no menor a un año tienen posibilidad de renovación por periodos iguales.

    Vigencia: Tendrá vigencia de 3 años. Cuando la duración del contrato sea menor a 3 años, la visa tipo “M” podrá tener vigencia inferior.

    Costo: USD $52 / Visa: USD $230

    El titular de esta visa tendrá permiso exclusivamente para el cargo, entidad o profesión con la cual se otorgó la visa

    VISA DE RESIDENTE – TIPO R

    Prevista para el extranjero que desee ingresar y/o permanecer en el territorio nacional para establecerse permanentemente o fijar su domicilio en el país, y cumple alguna con las siguientes condiciones: 
    1. Habiendo sido colombiano renuncia a esta nacionalidad
    2. Es padre o madre de nacional colombiano por nacimiento
    3. Ha permanecido en el territorio colombiano de forma continua e ininterrumpida por dos (2) años como titular de visa tipo “M” en las condiciones de los numerales 1 al del artículo 17 de la resolución 6045 de 2017.
    4. Ha permanecido en el territorio colombiano de forma continua e ininterrumpida por cinco (5) años en alguna de las siguientes condiciones: (i) Como titular de la visa tipo M en las condiciones de los numerales 4 al 11 al del artículo 17 de la resolución 6045 de 2017, (ii) Como titular de la visa tipo R.

    Vigencia: indefinida

    Costo: Estudio: USD $52 / Visa: USD $391

    El titular de esta visa tendrá permiso abierto de trabajo y permite realizar cualquier actividad lícita en el territorio nacional.

  • Requisitos migratorios para contratistas extranjeros

Documentos requeridos

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de la cédula de ciudadania ampliada al 150% X    
    Copia del RUT X X X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona de la Facultad que acepta los términos de la misma) X X X
    Copia de los pagos a la seguridad social en calidad de independiente (no superior a 30 días). Certificados de afiliación como cotizante. X X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X X  
    Formato de información tributaria X X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de la cédula de ciudadania ampliada al 150% X    
    Copia del RUT X X X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X X X
    Copia del seguro médico del país de residencia y Certificación de afiliación de póliza de invitados extranjeros. X X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato de Giros al Exterior (si aplica) X X
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X X  
    Formato de información tributaria X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de visa y pasaporte vigente X  X  X
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X  X  X
    Certificación de afiliación de póliza de invitados extranjeros X  X  X
    Certificación cuenta bancaria reciente X  X  
    Formato de Giros al Exterior (si aplica) X  X  X
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X    
    Formato de información tributaria  X  X  
    Formato origen de Fondos  X    
    Formato registro a proveedor  X    
  • Documento o formato Primera vez con contrato civil de prestación de servicios en la Universidad Primer contrato civil de este año (ya he tenido contratos civiles en años anteriores) Segunda vez o más con contratos civiles en este año
    Copia de Visa, pasaporte y cédula de extranjería X X (depende de vigencia) X (depende de vigencia)
    Copia del RUT X X  
    Propuesta (firmada por el contratista y por la persona que la Facultad acepta los términos de la misma) X X X
    Copia de los pagos a la seguridad social en calidad de independiente. Certificado de afiliación como cotizante. X X
    Certificación cuenta bancaria reciente X X  
    Formato lavado de Activos X    
    Formato de Habeas Data X    
    Formato de información tributaria X X  
    Formato origen de Fondos X    
    Formato registro a proveedor X    

     

     

Preguntas frecuentes

¿Qué es un contrato civil de prestación de servicios con persona natural?

Es la vinculación formal que la Universidad hace con una persona natural, que de manera autónoma y sin que exista subordinación, presta un servicio o desarrolla una actividad específica (asesoría, consultoría, investigación, conferencia, edición libros, evaluación de tesis, traducción, concierto, interpretación musical, jurado preparatorios, toma fotografías).

¿En qué momento debo suscribir el contrato civil?

Antes de iniciar la prestación del servicio.

¿Puedo tener más de una vinculación con la Universidad?

No, en la Universidad no pueden coexistir vinculación laboral, civil, monitoria o labor ocasional al mismo tiempo.

¿Cuántos contratos civiles puedo suscribir con la universidad?

No hay límite en el número de contratos, siempre y cuando no desarrolle contratos con objetos similares y de forma periódica.

Soy estudiante de pregrado o posgrado de la universidad, ¿puedo suscribir un contrato civil?

Si, siempre y cuando no tenga otro tipo de vinculación con la Universidad y las actividades a desarrollar correspondan a un contrato civil. Adicional debe cumplir con los requisitos y documentos requeridos.

¿En qué consiste la propuesta de servicios?

Es un documento escrito que contiene la presentación formal que el contratista hace de sus servicios, las condiciones para el desarrollo del contrato, los productos o resultado y el plazo.

¿Quién autoriza el pago del contrato civil?

La persona que aprueba los pagos es la persona responsable del contrato por parte de la Universidad, quien garantiza el cumplimiento de los productos o resultados del contratista.

¿Puedo firmar de forma digital el contrato civil de prestación de servicios?

Si, es válida la firma siempre y cuando el contratista firme sobre el contrato y haga llegar el contrato escaneado.

¿Cuáles son los requisitos para el pago de los honorarios?

 a) Aprobación o visto bueno de la Unidad donde prestó el servicio.

 b) Radicación de soportes de pago a la seguridad social correspondiente al mes de ejecución del contrato.

 c) Radicación de la factura con fecha del mes en que será efectivo el pago, si el contratista pertenece al régimen común (de acuerdo con el RUT).

¿Por qué se debe adjuntar la seguridad social del mes en que realizó la actividad y no la del mes en que me pagan?

Por disposición legal, la seguridad social que se debe adjuntar es la que corresponde al mes en que se ejecutó el servicio, según lo establecido en el artículo 4 de la ley 797 de 2003 y demás normas concordantes.

¿A quién le solicito una certificación de los servicios prestados por los contratistas mediante contratos civiles?

Al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., la respuesta se genera en 8 días hábiles.

Persona de ayuda

Adriana Marquez Mosquera

 mail  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 telefono Extensión 3802

Victor Hugo Coy Suarez

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Claudia Marcela Alfonso

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