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Preguntas frecuentes-Facturación Electrónica

                                                         Pregunta                                                  Respuesta
¿Los tiempos para la emisión de facturas por parte de la Universidad se van a ver afectados por la tercerización del servicio con Carvajal? No, hay acuerdos de servicio con Carvajal, adicionalmente a los exigidos por la DIAN establecidos para la facturación electrónica.
¿Para Sede Caribe será centralizado a través de ese mismo correo?
 Si, toda la facturación emitida por la Universidad de los Andes tendrá el mismo canal.
¿ Para el cierre de diciembre las fechas son importantes en el nuevo proceso, se ha considerado ampliar los plazos?
El calendario para fin de año ya fue dispuesto y publicado.
¿Va a existir algún proceso de actualización de datos con nuestros proveedores para que estos incluyan el correo de recepción?    Si, se esta realizando un proceso de actualización a través de un Call Center con el fin de remitirle una comunicación informando la sobre la implementación de la factura electrónica y como acceder a ella a través del portal de Carvajal.
¿Qué pasa con la facturación que se pide por SIRE? La facturación que se genera por SIRE tendrá el mismo tratamiento, para ser enviada electrónicamente a través de Carvajal. 
 ¿El usuario podrá revisar el estado de las facturas, mediante la plataforma de Carvajal? Si, tendrá acceso para ingresar al CEN de Carvajal, único canal para visualizarla junto con los anexos y poderla aceptar o rechazar. 
 ¿Qué sucederá cuando el cliente rechace la factura emitida por la universidad? Se generará la Nota Crédito respectiva. 
¿Cómo es el manejo con empresas que tienen diferentes sedes, deben tener un unico correo?  La idea es que las empresas destinen un solo correo electrónica para centralizar el proceso. 
¿Cómo se manejara el archivo de estas facturas al no existir físicos?  El archivo será digital con un repositorio almacenado en el CEN de Carvajal, dando cumplimiento a lo exigidos por la ley para la conservación de este tipo de documentos.
 ¿Para la legalización de un anticipo, se seguirá tramitando por medio de una cuenta de cobro? Si, continuaremos generando cuenta de cobro para la legalización del Anticipo y posterior generación de la factura para el pago del saldo correspondiente. 
 ¿Los clientes internacionales tambien deben entrar al portal de Carvajal para la aceptacion de la factura? Si no lo hacen, se entiende que despues de 3 dias queda aceptada? Si, todo cliente al que se le emita factura electrónica, únicamente podrá acceder a ella y sus anexos, a través del CEN de Carvajal. Despues de 3 días se entiende como aceptada tacitamente. 
 ¿Cómo se van a manejar los deudores internacionales? Los clientes internacionales serán informados del proceso de implementación para facturación electrónica igual que los clientes nacionales, donde se les remitirá un instructivo para acceder al Portal. 
 ¿Cómo va a identificar la Entidad Internacional el correo de Carvajal, dado que la persona de contacto es la Unidad? El instructivo remitido a los Clientes indicará el correo oficial del cual recibirá la facturación electrónica de la Universidad y con el apoyo de las Unidades le comunicaremos la información que requiera para darle continuidad al proceso. 
 ¿Se va a enviar copia a la Unidad de la factura? En el cierre del caso se le informará al solicitante el estado de aceptación o rechazo de la factura junto con el PDF de la factura respectiva. 
 ¿Las personas de las unidades académicas tendremos acceso a la información de la Factura por si alguno de nuestros clientes se comunica con alguna inquietud o para hacer seguimiento? Si, el solicitante de la factura recibirá la información correspondiente al estado de entrega de la factura y su correspondiente PDF. 
 ¿Cuándo tenemos un cliente nuevo, cómo se debe tramitar el usuario del CEN? Para la creación en SAP continuaremos el proceso de creación Terceros, en ese momento se inicia el proceso del cual se encargará Facturación, para que pueda acceder al portal de Carvajal. 
 ¿Quien determina que anexos se adjuntan? Para emisión de facturas es el cliente quien dispone que requisitos exige para la radicación y pago de la factura. 
 ¿Entonces la unidad académica debe enviar los anexos a la Dirección Jurídica para que ellos los adjunten en su solicitud de facturación? Si, Juridicá adjuntará al pedido de venta los respectivos anexos. 
 ¿Se mantiene el proceso de anulación de facturas? Ahora se generarán Notas Crédito. 
¿La Librería y Tienda sigue entregando factura de tiket normal?  Si, la facturación del POS no esta incluida en la facturación electrónica.
 ¿Quién hace los pedidos que inician en SAP por 4300? Los documentos que inician por 4300 corresponden a la respectiva contabilización en SAP, lo cual es un proceso automatico al momento de generar la factura. 
 ¿En los contratos de ingreso los anticipos siguen funcionando igualmente? Si, todo continua funcionando como se realiza actualmente. 
 ¿Qué es el XML, en el aplicativo de Carvajal?  Es una disposición técnica de la DIAN para tener una comunicación bajo  un mismo lenguaje para todos los contribuyentes.
 ¿Qué pasa si no se cumplen con los tiempos de entrega 48 horas y rechazo 72 horas? Las 48 horas deben cumplirse ya que Ley asi lo exige y podrían sancionarnos en caso de incumplimiento. En cuanto a las 72 horas, es el plazo para que el cliente acepte o rechace la factura o de lo contrario se entiende como aceptada tacitamente. 
 ¿Hay algun lugar de consulta en las paginas de la universidad para en caso de tener dudas o compartir esta informacion se pueda descargar? Si, se encontrará toda la información en la pagina del CSC. 
 En algunos contratos se pacta el pago de facturas a 30 y/o 60 dias, ¿Se afecta en algo la vigencia con la generación de la nueva factura? No, el manejo es el mismo teniendo en cuenta que la política de la Universidad es pago a 8 días y los plazos mayores deben tener autorización previa a la firma del contrato o a la solicitud de facturación. 
 ¿Cambia el proceso de facturación de inscripciones pagadas por SIRE (botón de pagos)? Unicamente se adicionaron los datos exigidos por la DIAN para poder enviar la factura, correo electrónico, tipo de identificación tributaria y Clase de impuesto.